Datenschutzordnung für den Wassersportclub Wäschbruck e.V.

Präambel

Der Wassersportclub Wäschbruck Radolfzell e.V. verarbeitet in unterschiedlicher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

 

§ 1 Allgemeines

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

 

Aufsichtsbehörde :

Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg , Königstr. 10a, 70025 Stuttgart

 

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

 

1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.

 

2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Art der Mitgliedschaft, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.

 

3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im Verein betrieben werden, werden keine personenbezogenen Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet. Bei den Wertungen zu Landes-, Verbands, und Bundeswertungen werden die Daten nur bei vorliegender schriftlicher Einwilligung des einzelnen Mitglieds an die entsprechende Wertungsstelle weitergleitet. Nimmt ein Mitglied an regionalen oder überregionalen Sportveranstaltungen Teil entscheidet er selbst aufgrund der Teilnahme über die Speicherung seiner Daten auf fremden Systemen. Diese werden von uns nicht beeinflusst.

 

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

 

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung und in Internetauftritten veröffentlicht und gelegentlich an die Presse weitergegeben.

 

2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Teilnahme an gesellschaftlichen Aktivitäten des Vereines oder sonstigen Aktivitäten auf Clubgelände oder im und rund um den Hafen.

 

3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.

 

4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse veröffentlicht.

 

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

 

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem 1.Vorsitzenden zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.

Der 1.Vorsitzende stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig. In Vertretungsfällen ist dafür der 2.Vorsitzende zuständig

 

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

 

1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Vorstandsmitgliedern für die zugewiesenen Bereiche insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

 

2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

 

3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

 

§ 6 Kommunikation per E-Mail

 

1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein vereinseigene E-Mail-Accounts ein, die im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen sind.

2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.

3. Mitglieder, welche sich per e-mail an den Verein oder seine Organe wenden, stimmen damit auch zu, daß der Verein und seine Organe für die Zwecke der Kommunikation innerhalb des Vereines die e-mail-Adressen gespeichert und genutzt werden dürfen. Der widerruf ist möglich. Um Fehler zu vermeiden würden wir alle e-mail-Adressen, für die ein Widerruf vorliegt auf eine sogenannte Blackliste setzen und die Annahme verweigern, bis evtl. eine Einwilligung wieder erteilt wird.

 

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

 

Alle Vorstandmitglieder und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Hafenmeister), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

 

§ 8 Datenschutzbeauftragter

Da im Wassersportclub Wäschbruck nicht mehr als 9 Personen ständig mit der automatisierten Verwendung, Verarbeitung und Speicherung von personenbezogenen Daten beschäftigt sind, ist keine Bestellung eines Datenschutzbeauftragten erforderlich

 

§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

 

1. Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit (Pressereferent ). Änderungen dürfen ausschließlich durch den Pressereferent ,dem 1. und dem 2.Vorsitzenden und dem Administrator ( auf Anweisung ) vorgenommen werden.

 

2. Der Pressereferent ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten und den Veröffentlichungen in den Printmedien nach bestem Wissen und Gewissen verantwortlich.

 

3. Die Jugendabteilung hat einen eigenen Bereich auf der Homepage des WWRa. Die Inhalte des Onlineauftrittes der Jugendabteilung ist mit dem Pressereferenten abzustimmen. Für den Inhalt des Internetauftritts der Jugendabteilung ist der Jugendleiter verantwortlich, dem gegenüber der Pressereferent in Bezug auf die Inhalte weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Pressereferenten, kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.

 

4. Wir weisen ausdrücklich darauf hin, daß wir nicht garantieren können, daß unberechtigt Bilder von unserer Homepage entnommen werden können und außerhalb unserer Einflußmöglichkeiten gespeichert oder verwendet werden.

 

§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

 

1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –weitergabe ist untersagt.

 

Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.

 

§ 11 Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 25.05.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.